La Póliza de Cheque (también conocida como Póliza de Egreso) se utiliza para registrar que ha salido dinero de su cuenta bancaria a través de un cheque. Gracias a este registro, podemos organizar y comprobar todos los pagos que se hicieron a través de un cheque. Normalmente se utiliza cuando se realiza un pago y se extiende una nota o factura de comprobación. Por lo tanto, es importante agregar ese recibo o factura para comprobar en lo que se utilizó el cheque.
Además, se debe adjuntar una copia del cheque a la póliza al momento de emitir el cheque. Esto es para llevar un registro contable del valor del cheque y el concepto del cheque que se emite. Este concepto es el motivo por el cual se expidió el cheque. Esta póliza sirve como recibo y para garantizar que el cheque ha sido entregado.
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¿Qué notas o facturas se agregan a la Póliza de Cheque?
Las notas o facturas deberán ir acompañadas de una Póliza de Cheque cuando la empresa realice las siguientes compras o pagos:
- Adquisición de insumos o materias primas: Cuando una empresa recibe una factura de un proveedor que vende insumos o materias primas. La Póliza se realiza cuando el pago es efectuado mediante un cheque.
- Adquisición de Bienes de Capital: En este caso, una empresa compra herramientas, maquinaria o equipo recibiendo una factura y pagando el monto correspondiente con un cheque.
- Pago de salarios en efectivo: Sucede cuando la empresa retira dinero en efectivo para pagarle a los empleados. En este caso, en lugar de una factura, el documento que sirve como comprobante de pago es un recibo firmado por el empleador.
- Obligación Tributaria: Ocurre cuando una empresa paga impuestos con cheque. La prueba en este caso es un comprobante de pago sellado y firmado por el banco receptor.
¿Qué datos se deben anotar en la Póliza de Cheque?
Cuando se realice una operación en la que se deba expedir un cheque. Se deben llenar los siguientes datos en su Póliza:
Copia del Cheque
Primero, al desarrollar una Póliza de Cheques, es una buena idea agregar una copia del cheque que se ha expedido. Tenga cuidado de verificar que los detalles de la información del cheque sean legibles.
Los datos más importantes son:
- Monto de la emisión.
- Fecha de emisión.
- Beneficiario o nombre de la empresa.
- Número del cheque.
Concepto de pago
El concepto de pago también se debe escribir. Se deben señalar claramente las razones por la que se realizó el pago con el cheque. Lo mejor es agregar un comprobante del pago realizado.
Firma del Cheque recibido
El cheque recibido debe estar firmado. Esta sección requiere la firma de la persona que acepta el cheque. Esto es muy importante porque asegura que los cheques sean pagados y cobrados.
Número de Póliza
Por último, la Póliza de Cheque debe tener un número de identificación. Este número debe ser igual al número del cheque que respalda la póliza. Cabe mencionar, que si por algún motivo el cheque es cancelado, de de todos modos debe crearse la póliza correspondiente señalando los motivos de la cancelación.
Toda esta información se le debe entregar al contador a cargo, mismo que será el encargado de generar el registro contable del documento.
¿Cómo llenar una Póliza de Cheque?
Sabemos que llenar la Póliza de Cheque de forma correcta es fundamental para tener un buen control de los cheques expedidos. Es por eso que, a continuación, le enseñamos a llenar una Póliza de Cheque correctamente.
Ejemplo de una Póliza de Cheque
La empresa Sytec 2000 C.A. se dedica a la compra y venta de artículos de computación. Para llevar un control de todos los cheques emitidos, la empresa registra todos sus pagos en Pólizas de Cheque. Este es el formato que utiliza la empresa, la cual agrega un cheque a la póliza:
Formato de una Póliza de Cheque
Cómo ya lo hemos venido diciendo, las Pólizas de Cheque son indispensables para llevar un correcto registro de todos los cheques que se expiden. Es por eso, que aquí le dejamos un formato de una póliza de cheque que puede descargar he imprimir para utilizarla en su negocio.
¿Por qué es importante la Póliza de Cheque?
En definitiva, podemos estar seguros de que una Póliza de Cheques es un documento muy importante para cualquier empresa. Principalmente, cuando se necesita verificar la salida de fondos de la cuenta de su empresa mediante un cheque. Esta póliza permite conocer varios detalles del cheque pagado.
- A quién se emitió el cheque
- El concepto del cheque
- Monto
- Registrar quién cobró el cheque y la nota o factura correspondiente.
Sin lugar a dudas es un documento fundamental para llevar un correcto control de sus finanzas.
